Chiunque gestisca un'attività commerciale conosce il problema: scontrini e ricevute POS che si accumulano negli archivi, spesso su carta termica che sbiadisce nel tempo, rendendo difficile una loro consultazione a distanza di anni proprio nel momento in cui servirebbero, ad esempio in caso di verifica fiscale.
L'art. 8 del Decreto-Legge 19/2026, convertito con modificazioni dalla Legge 50/2026, interviene proprio su questo aspetto, riconoscendo piena equivalenza tra la ricevuta POS cartacea e la documentazione bancaria: estratto conto, anche in formato digitale, o altra comunicazione rilasciata dall'istituto di credito.
Si tratta di un cambiamento di prospettiva significativo: non è più necessario conservare fisicamente lo scontrino del terminale POS per ogni singola operazione, potendo fare affidamento sui dati che la banca già registra e conserva nei propri sistemi in modo affidabile e duraturo.
La norma pone però una condizione precisa, che va rispettata perché l'equivalenza operi: il documento bancario deve riportare il dettaglio delle singole operazioni, con data, importo e beneficiario chiaramente identificabili, e deve essere conservato per almeno 10 anni, lo stesso termine previsto dal Codice civile per le scritture contabili in generale.
Questo significa che non basta un estratto conto sommario o aggregato: per beneficiare della semplificazione occorre che la banca fornisca, o che l'impresa richieda, un documento sufficientemente analitico da ricostruire ogni singola transazione, con lo stesso livello di dettaglio che offrirebbe la ricevuta cartacea originale.
Un altro aspetto rilevante è l'ambito di applicazione della norma: si applica a tutti i pagamenti tracciabili, e non solo a quelli effettuati verso la Pubblica Amministrazione, come talvolta accade per altre semplificazioni documentali di portata più limitata. È una semplificazione ad ampio raggio, pensata per l'uso quotidiano nei rapporti commerciali ordinari.
Per un'impresa o un professionista che vuole ridurre l'archivio cartaceo aziendale, questa norma offre un'opportunità concreta di digitalizzazione, a condizione di organizzare per tempo un sistema di conservazione degli estratti conto bancari che sia effettivamente consultabile e completo per l'intero periodo decennale richiesto.
Prima di eliminare del tutto gli archivi cartacei esistenti, è comunque prudente verificare con il proprio commercialista che la documentazione bancaria disponibile soddisfi realmente i requisiti di dettaglio richiesti dalla norma, per non trovarsi sprovvisti di prove adeguate in caso di un futuro controllo relativo a periodi già trascorsi.