L'approvazione del bilancio d'esercizio non è un semplice adempimento contabile, ma un vero e proprio procedimento scandito da termini precisi previsti dal Codice civile, il cui mancato rispetto può avere conseguenze rilevanti per amministratori e soci: conoscere questo iter con anticipo aiuta a evitare di ridursi all'ultimo momento utile.
Il Codice civile, all'art. 2364, comma 2, prevede che le società di capitali debbano procedere con l'approvazione del bilancio entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, un termine ordinario pensato per lasciare all'organo amministrativo il tempo necessario a chiudere le scritture contabili e predisporre correttamente la documentazione di bilancio.
La stessa norma prevede anche un termine più lungo, di 180 giorni, utilizzabile in presenza di particolari esigenze legate alla struttura e all'oggetto della società — ad esempio l'obbligo di redigere il bilancio consolidato, o particolari situazioni che richiedono un'istruttoria più approfondita — a condizione che tali esigenze siano espressamente indicate dagli amministratori nella relazione sulla gestione, o nella relazione allegata al bilancio nei casi in cui la relazione sulla gestione non sia richiesta.
Applicando questa regola all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2023, il bilancio andava approvato entro l'ordinario termine del 29 aprile, anziché il 30 aprile solitamente associato ai 120 giorni, proprio perché il 2024 è un anno bisestile e il calcolo dei giorni ne risente.
Prima di arrivare all'assemblea che approva il bilancio, il documento percorre un iter obbligatorio articolato in più fasi: la redazione del progetto di bilancio e della relativa Relazione sulla gestione da parte dell'organo amministrativo; la trasmissione di questi documenti all'organo di controllo, quando presente, per la sua relazione di competenza; e infine il deposito del progetto di bilancio presso la sede sociale, per consentire ai soci di prenderne visione prima dell'assemblea.
Questo passaggio attraverso l'organo di controllo e la sede sociale non è una formalità priva di conseguenze: è il momento in cui soci e, se presente, organo di controllo possono effettivamente esaminare i dati di bilancio prima di essere chiamati ad approvarlo, ed è quindi un presidio di trasparenza e di corretta informazione societaria.
Solo dopo aver completato questi passaggi il bilancio viene sottoposto all'assemblea dei soci per l'approvazione, con modalità di convocazione che variano a seconda del tipo di società — diverse per una Spa rispetto a una Srl — ma che condividono comunque l'obiettivo di garantire ai soci un'adeguata informazione preventiva sull'ordine del giorno e sui documenti da esaminare.
Una volta approvato, il bilancio deve essere depositato entro 30 giorni presso il Registro delle Imprese della sede legale della società, corredato dei documenti allegati e del verbale di approvazione: un adempimento che rende pubblico il bilancio e lo rende consultabile da terzi, un aspetto rilevante per la trasparenza verso banche, fornitori e altri soggetti interessati alla solidità economica dell'impresa.
Rispettare puntualmente tutte queste scadenze — approvazione entro 120 o 180 giorni, deposito entro i successivi 30 — non è solo un obbligo formale: un bilancio approvato e depositato in ritardo può generare difficoltà nei rapporti con banche e fornitori, che spesso consultano proprio la tempestività dei depositi come indicatore della regolarità gestionale dell'impresa. Lo Studio Mascia segue l'intero iter di formazione del bilancio dei propri clienti, dalla predisposizione del progetto fino al deposito presso il Registro delle Imprese, per garantire il rispetto puntuale di tutte le scadenze previste dal Codice civile.